Jaką umowę podpisać z biurem rachunkowym

1. Pamiętaj o dokładnym określeniu stron umowy

W przypadku osoby fizycznej trzeba wskazać jej imiona, nazwisko, datę urodzenia, imiona rodziców, adres zamieszkania, numer dokumentu potwierdzającego tożsamość (dowodu osobistego lub paszportu), oraz numer PESEL.

Gdy stroną umowy ma być przedsiębiorca trzeba dodatkowo podać nazwę pod jaką prowadzi działalność, numer w ewidencji działalności gospodarczej i numer NIP. Zalecamy również aby osoby takie załączyły odpis zaświadczenia z ewidencji działalności gospodarczej.

Polecamy: Ustawa o rachunkowości z komentarzem do zmian (książka)

Dobrze by było, aby biuro rachunkowe załączyło do umowy również odpis dokumentu potwierdzającego uprawnienia do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych (np. certyfikatu księgowego lub zaświadczenia o wpisie na listę doradców podatkowych).

Od 10 sierpnia 2014 r. każdy zainteresowany, który ma pełną zdolność do czynności prawnych oraz spełni wymóg niekaralności, a także posiada polisę OC może prowadzić działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Tym samym posiadanie certyfikatu księgowego do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych nie jest już wymagane. Zobacz: Zmiany w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych

W przypadku spółek (np. spółki z o.o.) konieczne jest wskazanie nazwy spółki, adresu siedziby, numeru wpisu do KRS i osoby uprawnionej do reprezentacji. Warto również przy podpisywaniu umowy przedstawić odpis z KRS spółki.

Polecamy: Odpowiedzialność biura rachunkowego i podatnika

2. Dokładnie opisz zakres umówionych usług i inne zobowiązania biura

Umowa z biurem rachunkowym powinna oczywiście zawierać dokładny opis zakresu usług, do wykonywania których zobowiązuje się biuro. Przykładowo może chodzić o prowadzenie ksiąg rachunkowych albo książki przychodów i rozchodów, ewidencji sprzedaży dla potrzeb VAT, sporządzanie deklaracji podatkowych, sporządzanie sprawozdań finansowych itd.

Warto też zapisać dodatkowe zobowiązania biura, np. do zachowania w tajemnicy informacji, które otrzymało w trakcie realizacji umowy. Biuro mieć będzie przecież w dokumenty księgowe Twojej firmy, więc musi dołożyć starań, by informacje te nie „wyciekły” na zewnątrz.

Wszystkie obowiązki biura powinny być dokładnie wymienione. Jeżeli na etapie umowy określimy i zapiszemy te obowiązki zaoszczędzimy sobie niepotrzebnych wątpliwości i sporów potem.

3. Trzeba określić sposób i zakres współpracy stron

W umowie trzeba określić zakres współpracy stron. Powinny zobowiązać się do przekazywania sobie wszystkich informacji i dokumentów, związanych z wykonywaniem zlecenia.

Trzeba ustalić w jakich terminach i w jaki sposób przekazywać należy między sobą dokumenty księgowe, sporządzone deklaracje, czy sprawozdania.

4. Czas trwania umowy

W umowie należy określić terminy, w jakim biuro rae dokonuje zleconych mu czynności. Zawsze też trzeba wskazać datę i miejsce sporządzenia umowy.

5. Wynagrodzenie

Oczywiście niezbędne jest dokładne określenie wynagrodzenia. W umowie trzeba wskazać jego wysokość (precyzując, czy jest to kwota z VAT, czy bez VAT) oraz termin i sposób jego zapłaty.

6. Podpisy

Strony powinny własnoręcznie podpisać umowę. Sprawdź, czy biuro rachunkowe reprezentuje właściwa osoba posiadająca stosowne uprawnienia lub pełnomocnictwa.

Jeszcze przed podpisaniem umowy warto sprawdzić, czy ma ono ważną polisę OC.

Polecamy: Przykładowa umowa z biurem rachunkowym