Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF) nadchodzi, a firmy wciąż nie są na niego przygotowane. Z badania Edisonda przeprowadzonego na zlecenie SaldeoSMART wynika, że tylko 34% przedsiębiorstw z sektora MŚP w Polsce wie o nowych obowiązkach, jakie będą nałożone na biznes. Wiele firm może wychodzić z założenia, że wdrożeniem systemu zajmą się ich biura rachunkowe. Tymczasem księgowi mówią jasno: za zgodność faktur z KSeF odpowiadać będą przedsiębiorcy, nie ich doradcy.
Na temat Krajowego Systemu e-Faktur wiadomo wiele, ale nic na pewno. Ta zarządzana przez Ministerstwo Finansów platforma elektroniczna ma całkowicie zmienić sposób wystawiania i odbierania faktur. Wewnętrzne systemy obiegu dokumentów pozostaną potrzebne, ale przedsiębiorstwa będą zobowiązane do korzystania z ustrukturyzowanego formatu i przesyłania faktur wyłącznie za pośrednictwem systemu centralnego.
Od kiedy obowiązek wdrożenia KSeF
Według aktualnych wytycznych obowiązek korzystania z KSeF wejdzie w życie w dwóch etapach: od 1 lutego 2026 r. dla dużych firm oraz od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców. Mikrofirmy zostaną objęte nowymi regulacjami dopiero od 1 października 2026 r. Jednak, jak wskazuje Kamila Cieszkowska, księgowa i ekspertka SaldeoSMART, nawet w tym ostatnim przypadku czasu na przygotowanie się do nowych wytycznych pozostało niewiele.
– O KSeF nie da się myśleć inaczej, niż jak o prawdziwej rewolucji w polskiej księgowości, która zmieni sposób postrzegania terminów, dokumentów i ich obiegu w firmie – przekonuje Kamila Cieszkowska. – Dla wielu przedsiębiorców będzie to pierwszy kontakt z cyfryzacją procesów finansowych na taką skalę. Im szybciej zainteresują się tym tematem, tym większa szansa, że przejdą przez wdrożenie spokojnie i bez kosztownych potknięć. Został nam mniej niż rok. To naprawdę ostatni moment, by zacząć działać – dodaje.
Plany swoje, rzeczywistość swoje
Choć harmonogram wdrożenia KSeF jest znany, wiele małych i średnich firm wciąż traktuje go jako odległe wyzwanie. Tylko 11% podmiotów MŚP deklaruje, że już korzysta z udostępnionej przez Ministerstwo Finansów aplikacji testowej, pozwalającej m.in. na wystawianie i odbieranie faktur z KSeF, a także podgląd dokumentów. Z badania SaldeoSMART wynika również, że wiele małych i średnich firm w Polsce planuje rozpocząć przygotowania do wdrażania nowych obowiązków dopiero w drugim kwartale 2025 roku, a część z nich zainicjuje ten proces w 2026 roku.
Odpowiedzialność po stronie przedsiębiorców
Na to, że przygotowania do KSeF idą opornie, wpływ może mieć kilka równoległych czynników. Cisza informacyjna wokół systemu, brak ogólnopolskiej akcji edukacyjnej i niepewność co do utrzymania, już wielokrotnie zmienianych, terminów uruchomienia platformy – utrudniają podejmowanie decyzji i planowanie działań z wyprzedzeniem. Dodatkowo wiele firm może liczyć na to, że dostosowaniem ich biznesu do KSeF zajmą się obsługujące je biura rachunkowe. Tymczasem eksperci podkreślają, że taka strategia może okazać się zgubna.
– W rolę księgowych zawsze wpisane jest wsparcie oraz doradztwo, i biura rachunkowe naturalnie będą je oferować swoim klientom także w kontekście KSeF. Należy jednak pamiętać, że to nie zwolni przedsiębiorcy z odpowiedzialności za spełnianie zgodności z nowymi wymaganiami. Biura rachunkowe mogą dokumenty pobierać i analizować, ale to po stronie podatnika będzie leżała weryfikacja ich poprawności oraz zatwierdzanie każdej faktury w systemie – tłumaczy Kamila Cieszkowska, księgowa i ekspertka SaldeoSMART.
Co można zrobić już teraz?
Mimo braku jasności co do ostatecznego kształtu systemu, firmy już dziś mogą podjąć wiele działań. Kluczowe jest stopniowe oswajanie się z nowym podejściem do tworzenia, przesyłania i przechowywania plików księgowych, w czym pomocne jest wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą nie tylko uporządkować swoje procesy wewnętrzne, ale również zyskać większą kontrolę nad dokumentacją i szybciej reagować na zmiany w przepisach.
– Krokiem, który także ułatwi dalszą integrację z nowym systemem, jest zalogowanie się do wersji testowej aplikacji KSeF i sprawdzenie jej działania w praktyce. Warto przetestować, jak przebiega proces wystawiania faktur, jakie dane są wymagane i gdzie przedsiębiorca może napotkać ewentualne problemy. Z tak przygotowaną listą pytań polecam udać się do swojego doradcy księgowego, który będzie mógł zawczasu rozeznać się w temacie i rozwiać wszystkie wątpliwości – podpowiada ekspertka SaldeoSMART.
Równolegle przedsiębiorstwa powinny przeanalizować używane przez siebie programy księgowe i systemy do zarządzania fakturami pod kątem ich zgodności z KSeF i zdolności do obsługi nowego formatu faktur. Dla wielu firm ten moment może stać się impulsem do weryfikacji, czy dotychczasowe rozwiązania IT nadążają za zmieniającymi się regulacjami i zapewnią firmie elastyczność w obliczu kolejnych etapów cyfryzacji.