Wdrożenie KSeF – co powinien zrobić księgowy lub biuro rachunkowe a co przedsiębiorca

KSeF w Polsce - teraz dobrowolny, od lipca 2024 obowiązkowy

Krajowy system e-Faktur jest inicjatywą Ministerstwa Finansów, która ma na celu elektroniczne wystawianie, przesyłanie, przechowywanie, oznaczanie oraz weryfikowanie zgodności faktury. Dodatkowo, system służy do analizy i kontroli danych zawartych w dokumentach, wysyłki komunikatów dotyczących ich wystawiania, nadawania uprawnień dostępu. 

Korzystanie z KSeF jest dobrowolne od stycznia 2022 r. Od 1 lipca 2024 r. system ma stać się obowiązującym standardem i tym samym Polska będzie czwartym krajem Unii Europejskiej, po Włoszech, Hiszpanii i Portugalii, które wdrożyło to rozwiązanie. W związku z nowym wymogiem pojawiają się pytania, kto powinien być odpowiedzialny za testowanie, a następnie wdrożenie KSeF do firm – biura rachunkowe czy sami przedsiębiorcy? 

Wdrożenie KSeF - spore wyzwanie dla firm i biur rachunkowych

- Zdajemy sobie sprawę, że przygotowanie się do wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur stanowi wyzwanie zarówno dla przedsiębiorców, jak i biur rachunkowych. Na tym etapie na pewno warto ustalić kto będzie za ten proces odpowiedzialny. Chociażby po to, żeby sprawnie rozpocząć etap przygotowań i następnie wdrożenia niezbędnych zmian. Tak jak w przypadku wejścia w życie JPK, tak i teraz, trudności będą dotyczyły nie tylko samych firm i działów księgowych, ale również biur rachunkowych. Zanim przedsiębiorcy odczują pozytywne efekty zmian, czeka nas wyboisty okres przejściowy. Im później go rozpoczniemy, tym gorzej – mówi Michał Sieradzan, Product Manager Produktów Finansowych w Symfonii.

Obowiązki przedsiębiorcy

Testowanie, a następnie wdrożenie KSeF w Polsce, jest przede wszystkim obowiązkiem powstającym po stronie przedsiębiorców. To oni są odpowiedzialni za dostosowanie swoich systemów do jego obsługi w tym przekazywania elektronicznych faktur do KSeF i odbierania faktur z tego systemu. To od nich ustawodawca wymaga dostosowania się do nowych ram prawnych. Przedsiębiorcy muszą również zadbać o odpowiednie przygotowanie i zorganizowanie danych oraz procesu fakturowania, aby faktury elektroniczne mogły być sprawnie przesyłane i przechowywane zgodnie z wymogami KSeF. To, w wielu firmach, może oznaczać rewolucję.

Rola biura rachunkowego we wdrożeniu KSeF

Biura rachunkowe odgrywają równie kluczową rolę w całym procesie, jako bezpośrednio zaangażowane w prowadzenie księgowości dla swoich klientów. Mogą one wspierać przedsiębiorców w implementowaniu systemu e-faktur w firmie, zapewniając np. doradztwo i pomoc techniczną. Mogą pomagać im również w konfiguracji systemów księgowych, szkolić personel przedsiębiorstwa w obsłudze systemu oraz zapewniać wsparcie w przypadku problemów. Przede wszystkim jednak powinny zadbać o właściwy podział obowiązków związanych z obsługą faktur między nimi a klientami.

Z drugiej strony, biura rachunkowe same powinny podjąć odpowiednie kroki, aby sprostać wymaganiom Krajowego Systemu e-Faktur. Ich obowiązkiem jest zaznajomienie się w pełni z zasadami i procedurami, aby skutecznie obsługiwać swoich klientów. Konieczne jest dostosowanie i aktualizacja oprogramowania księgowego, aby umożliwić generowanie i przesyłanie faktur w odpowiednim formacie. Ponadto, biura rachunkowe również muszą dbać o ciągłość szkoleń i doskonalenia swoich pracowników, aby zapewnić im niezbędne umiejętności i wiedzę związaną z KSeF. Od czego zacząć projekt przygotowania do KSeF? Odpowiedź jest prosta - od przejścia na cyfrowy model wymiany dokumentów pomiedzy biurem rachunkowym  a klientami. Jest to najważniejszy, pierwszy krok, który pozwoli jak najszybciej odejść od przetwarzania papieru, na rzecz obsługi klientów w modelu cyfrowym. Przepisy pozwalają już dziś na pracę na dokumentach cyfrowych i wg ekspertów należy z tej możliwości skorzystać. Drugim krokiem jest testowanie rozwiązań przeznaczonych do obsługi KSeF.

KSeF się opłaci?

Nie ma wątpliwości, że Krajowy system e-Faktur stanowi wyzwanie zarówno dla przedsiębiorców, jak i biur rachunkowych. Obowiązek testowania i wdrożenia może wywołać obawy związane z początkowymi kosztami związanymi z implementacją systemu, czasem i zmianami w organizacji pracy. Jednak poprawa efektywności, oszczędność środków i zwiększenie bezpieczeństwa danych są korzyściami, które przeważają nad trudnościami. Przedsiębiorcy i biura rachunkowe powinny zdobyć odpowiednią wiedzę, śledzić aktualne informacje i być gotowe na skuteczne wdrożenie KSeF, aby maksymalnie wykorzystać potencjał systemu i spełnić wymagania Ministerstwa Finansów.

- Mimo wciąż pojawiających się  wątpliwościach, co do terminu wdrożenia KSeF, zarówno przedsiębiorstwa, jak i biura rachunkowe, powinny odpowiednio wcześniej zaangażować się w proces testowania systemu. Nawet, jeśli czeka nas zmiana w harmonogramie wdrożenia, to ostatecznie jest to system, w którym wszyscy będziemy zobowiązani operować. Nie można więc odkładać procesu testowania na później. Pozwoli to na identyfikację i rozwiązanie problemów przed wdrożeniem go na większą skalę. Umożliwi to również dostosowanie procesów, procedur wewnętrznych, a także szkoleń pracowników, co przyczyni się do skutecznego wprowadzenia KSeF w firmie – dodaje Bogdan Zatorski, kierownik do spraw analiz biznesowych i wymagań prawnych w Symfonii.