Automatyczna księgowość. Jak to działa?

3 modele księgowości w Polsce

Szacuje się, że w Polsce działa ok. 70 tys. biur rachunkowych, a liczba samych księgowych może sięgać nawet 400 tysięcy. Ich praca zaczyna się w momencie wystawienia faktury (czyli wtedy, kiedy zazwyczaj kończy się praca przedsiębiorcy). 
Własny, zatrudniony w firmie księgowy, zewnętrzne biuro rachunkowe lub platforma do księgowości automatycznej – to trzy najistotniejsze modele, w jakich firmy zabezpieczają swoje potrzeby księgowe. Wybór w dużym stopniu zależy od skali działania. Oprócz wielkości przedsiębiorstwa ważny jest także stopień trudności księgowania. Są firmy, które mają wiele dokumentów, ale są powtarzane i łatwe w księgowaniu. Inne przedsiębiorstwa mogą mieć mniej dokumentów, ale wymagających dużej wiedzy specjalistycznej. Duża firma o wielomilionowych obrotach z pewnością zatrudni własnego księgowego, który będzie stale do dyspozycji zarządu i cały swój czas poświęci na obsługę firmy, w której pracuje. Będzie on jednak sporo kosztował, szczególnie jeśli ma to być człowiek o wysokich kwalifikacjach i wieloletnim doświadczeniu. 

Model z wykorzystaniem zewnętrznego biura rachunkowego zazwyczaj będzie tańszy, jednak z dostępnością i dyspozycyjnością specjalistów do księgowania może być różnie. Takie biuro trudniej też ocenić i zweryfikować, czy ma odpowiednią wiedzę o zmieniających się przepisach, czy pamięta o istotnych z punktu widzenia rozliczeń datach czy robi wszystko, co jest możliwe w kierunku optymalizacji podatkowej, czy zawsze doradza najlepsze rozwiązania. 

Zawodowi księgowi posiłkują się platformami automatycznymi

Wg raportu Wolters Kluwer największe wyzwania związane z pracą księgowego to częste zmiany przepisów – 87% wskazań i niejasność przepisów – 61%. Katalog wymaganej wiedzy nieustannie się powiększa. Takie zagrożenie może niwelować trzeci model zabezpieczenia potrzeb księgowych.

- W ostatnich latach szybko zwiększa się zapotrzebowanie na zautomatyzowaną platformę do obsługi księgowej. Chociaż dedykowana jest przede wszystkim firmom z kategorii MSP, wydaje się łączyć zalety dwóch pierwszych: nie kosztuje dużo (rocznie oszczędności mogą wynieść nawet kilka tysięcy złotych), gwarantując przy tym stałą dostępność obsługi procesów księgowych. Przy czym, kiedy mówię stała dostępność, mam na myśli 24 godziny na dobę i 7 dni w tygodniu - Grzegorz Grodek, prezes zarządu faktura.pl. 

- Księgowość automatyczna jest także bezpiecznikiem przy wątpliwościach związanych z przepisami Polskiego Ładu. W konsekwencji następujących zmian pojawia się realne ryzyko popełnienia błędów przez księgowych i biura rachunkowe. Automatyczne platformy mają tu pewną przewagę – bazy przepisów i interpretacji są uaktualniane…. automatycznie i bez zwłoki. Trudno podobną pewność mieć w przypadku wszystkich biur podatkowych. Zresztą z naszej platformy korzysta coraz więcej księgowych i biur rachunkowych, którzy w ten sposób weryfikują czy dokonane przez nich wyliczenia są poprawne. W ciągu dwóch lat, liczba zawodowych księgowych korzystających z naszej platformy zwiększyła się o 95% – dodaje ekspert faktura.pl.

Firmy szukają oszczędności, także na procesach księgowych

W realiach rekordowej inflacji i wysokiej niepewności co do rozwoju sytuacji gospodarczej, firmy zaczęły szukać oszczędności na nowych polach. Wiele małych firm rezygnuje z usług firm trzecich na poczet automatyzacji i cyfryzacji procesów – widać to w szybko rosnącym popycie na księgowość automatyczną. Długofalowo może to okazać się przełomowe dla przedsiębiorcy, bo firmy mogą wykorzystać kryzys do wzmocnienia się i optymalizacji kosztowych, dzięki czemu w lepszych czasach będą bardziej konkurencyjne i zarobią więcej. Pociągająca jest także oszczędność już teraz – jeśli energia, paliwo czy koszty pracy rosną z miesiąca na miesiąc, szukanie oszczędności na innych polach jest koniecznością dla wielu firm. Jeżeli w rubryce koszty księgowe zamiast kilku tysięcy złotych pojawia się kilkadziesiąt złotych, większość przedsiębiorców z kategorii MSP nie może przejść obojętnie wobec takiej różnicy. Księgowość online to znacząca oszczędność pieniędzy.

On-line, czyli zawsze pod ręką

Największą zaletą księgowości automatycznej jest szybkość działania. W przypadku faktura.pl wystawienie faktury zajmuje zazwyczaj mniej niż 30 sekund i jest w dużym stopniu zautomatyzowane. 

- Zdigitalizowane jest dodawanie dokumentów kosztowych za pomocą zdjęć lub w aplikacji. Faktury kosztowe odczytywanie są za pomocą OCR, a inteligentne schematy księgowe podpowiedzą, jak zaksięgować dokument. Zobowiązania podatkowe i kwoty przelewów do Urzędu Skarbowego wyliczają się automatycznie, a deklaracje są wysyłane jednym kliknięciem. Taka platforma może być też zintegrowana z Urzędem Skarbowym. Wszystkie dokumenty przetworzone na platformie są dostępne o każdej porze dnia i nocy i z każdego miejsca, bo są zarchiwizowane w wirtualnym segregatorze na dokumenty. Dotyczy to także elektronicznej ewidencji majątku firmy - Grzegorz Grodek.

Takie przechowywane dane w praktyce są bezpieczniejsze niż zgromadzone w fizycznych segregatorach. Szczególnie jeśli transmisja danych pomiędzy komputerem użytkownika a serwerem jest szyfrowana kluczem AES oraz zabezpieczona 2048-bitowym certyfikatem SSL. Kopie zapasowe powinny być tworzone każdego dnia i przechowywana w bezpiecznym miejscu.

Automatyzacja i digitalizacja nie jest zazwyczaj barierą dla przedsiębiorców, którzy – mówiąc oględnie – nie są zaprzyjaźnieni z elektroniką. Każda z platform do takiej księgowości zapewnia pomoc telefonicznego konsultanta, który wspiera przy zakładaniu konta księgowości online. 

- W każdym razie każdy przedsiębiorca do digitalizacji musi się przyzwyczajać, ponieważ od 1 lipca 2024 roku wchodzi w życie Krajowy System e-Faktur, który powoduje, że faktura będzie musiała być wystawiana elektronicznie, w systemach takich jak faktura.pl czyli takich, które są z KSEF zintegrowane. W naszym przypadku z platformy korzysta wielu przedsiębiorców z branż, dla których komputer raczej nie jest podstawowym narzędziem pracy np. handlowej czy budowlanej - Grzegorz Grodek z faktura.pl.