Czy można płacić za usługi biura rachunkowego na rachunek spoza wykazu (białej listy) podatników VAT

Czy można płacić za usługi biura rachunkowego na rachunek spoza wykazu (białej listy) podatników VAT

Biuro rachunkowe podpisało umowy o prowadzenie księgowości, w związku z czym na koniec miesiąca wystawia na rzecz swoich klientów faktury VAT o wartości poniżej 15 000 zł. Czy klienci biura powinni zapłacić przelewem na rachunek, który widnieje na białej liście? Czy mogą uregulować należność gotówką lub dokonać płatności na inne konto spoza białej listy?

Ważne!
Rekomendowanym rozwiązaniem jest zapłata przez klientów przelewem na rachunek, który widnieje na białej liście. Ograniczy to ryzyko wystąpienia negatywnych konsekwencji podatkowych po stronie nabywców usług księgowych. Szczegóły w dalszej części artykułu.

Autopromocja

Obowiązek zapłaty na rachunek bankowy sprzedawcy wskazany w wykazie podatników VAT (tzw. biała lista)

Na nabywcach towarów lub usług, którzy prowadzą działalność gospodarczą, ciążą określone obowiązki związane z dokonywaniem płatności. Należy do nich m.in. obowiązek dokonywania płatności:

  1. za pośrednictwem rachunku płatniczego,

  2. na rachunek sprzedawcy, który widnieje na tzw. białej liście podatników VAT (czyli w wykazie podatników VAT).

Dokonanie płatności gotówką lub zapłata przelewem na rachunek spoza białej listy mogą skutkować wystąpieniem negatywnych konsekwencji podatkowych. Będą one dotyczyły jednak nabywcy, a nie sprzedawcy (biura rachunkowego). W celu określenia całokształtu konsekwencji podatkowych dla nabywcy uwzględniono skutki mogące wystąpić w VAT i Ordynacji podatkowej oraz w zakresie podatków dochodowych.

Konsekwencje podatkowe zapłaty gotówką lub przelewem na rachunek spoza białej listy

Zapłata realizowana przez nabywcę w gotówce (a więc z pominięciem rachunku płatniczego) lub przelewem, ale na rachunek spoza białej listy, może w określonych sytuacjach wiązać się z negatywnymi konsekwencjami podatkowymi, w tym m.in. z:

  • brakiem możliwości zaliczenia określonych wydatków do kosztów podatkowych (regulacje na podstawie ustaw dotyczących podatków dochodowych),

  • odpowiedzialnością solidarną nabywcy za zaległości podatkowe VAT sprzedawcy (regulacje Ordynacji podatkowej).

Brak możliwości zaliczenia wydatku do kosztów podatkowych

Podatnicy zasadniczo są obowiązani wyłączyć z kosztów podatkowych wydatki w takiej części, w jakiej płatność dotycząca transakcji określonej w art. 19 ustawy - Prawo przedsiębiorców została dokonana:

  1.  
    1. z pominięciem rachunku płatniczego (przykładowo nastąpiła gotówką) lub

    2. na rzecz czynnego podatnika VAT przelewem, ale na rachunek nieznajdujący się na dzień zlecenia przelewu na białej liście podatników VAT (dotyczy to dostawy towarów/świadczenia usług, potwierdzonych fakturą).

Natomiast transakcja, o której mowa w art. 19 ustawy - Prawo przedsiębiorców, to taka transakcja, w której:

  1. stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca oraz

  2. jednorazowa jej wartość, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza 15 000 zł lub równowartość tej kwoty, przy czym transakcje w walutach obcych przelicza się na złote według średniego kursu walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania transakcji.

Warto przy tym pamiętać, że limit 15 000 zł dotyczy wartości transakcji, a nie samej faktury. Jak wskazują organy podatkowe, tym limitem zasadniczo będzie więc ogólna wartość należności lub zobowiązań określona w umowie zawartej między przedsiębiorcami. Oznacza to, że obowiązek płatności za pośrednictwem rachunku płatniczego dotyczy również przypadku, gdy strony umowy o wartości przekraczającej 15 000 zł dokonują w ramach tej umowy częściowych płatności lub przyjmują częściowe płatności o wartości nieprzekraczającej 15 000 zł (por. interpretację Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 25 września 2017 r., sygn. 0112-KDIL3-3.4011.119.2017.1.WS).

Mając na uwadze powyższe oraz zakładając, że w analizowanym przypadku:

  • biuro rachunkowe oraz jego klienci są przedsiębiorcami w rozumieniu ustawy - Prawo przedsiębiorców,

  • biuro rachunkowe oraz jego klienci zawarli umowę o świadczenie usług, której wartość przekracza 15 000 zł, mimo że poszczególne faktury są o wartości poniżej tej kwoty,

  • biuro rachunkowe jest czynnym podatnikiem VAT dokumentującym wykonanie swoich usług fakturą VAT,

po stronie nabywcy mogą wystąpić negatywne konsekwencje w postaci wyłączenia określonych wydatków z kosztów podatkowych z powodu uregulowania płatności z pominięciem rachunku płatniczego lub zapłaty przelewem, ale na rachunek spoza białej listy.

Polecamy: „Instrukcje księgowego – 96 praktycznych procedur z serwisem online”

Polecamy: „Wynagrodzenia od 1 lipca 2022 r. Rozliczanie płac po zmianach”

 

Odpowiedzialność solidarna za niezapłacony VAT

Niezależnie od konsekwencji w podatkach dochodowych Ordynacja podatkowa w pewnych sytuacjach przewiduje również szczególny rodzaj odpowiedzialności nabywcy, gdy ten dokona zapłaty na rachunek spoza białej listy.

Na podstawie art. 117ba § 1 Ordynacji podatkowej podatnik VAT, na rzecz którego dokonano dostawy towarów lub świadczenia usług, odpowiada solidarnie całym swoim majątkiem wraz ze sprzedawcą zarejestrowanym jako podatnik VAT czynny za jego zaległości podatkowe w części podatku od towarów i usług proporcjonalnie przypadającej na tę dostawę towarów lub to świadczenie usług, jeżeli zapłata należności za dostawę towarów lub świadczenie usług, potwierdzone fakturą, została dokonana przelewem na rachunek spoza białej listy.

Dotyczy to jednak wyłącznie zapłaty na rzecz czynnego podatnika VAT oraz tylko tych transakcji, które spełniają przesłanki wynikające z art. 19 ustawy - Prawo przedsiębiorców (tj. gdy stroną transakcji jest przedsiębiorca i jednorazowa wartość transakcji przekracza 15 000 zł).

Przy założeniu zatem, podobnie jak w przypadku podatków dochodowych, że przesłanki wynikające z ustawy - Prawo przedsiębiorców zostały spełnione oraz biuro rachunkowe i klienci są podatnikami VAT (biuro czynnym podatnikiem VAT), nabywca może odpowiadać solidarnie ze sprzedawcą za jego zaległości podatkowe.

Podsumowanie

Klienci nabywający usługi od biura rachunkowego w celu uniknięcia opisanych konsekwencji podatkowych generalnie powinni dokonać zapłaty:

  • przelewem na rachunek biura rachunkowego,

  • na rachunek, który widnieje na białej liście (dotyczy sytuacji, gdy biuro rachunkowe jest czynnym podatnikiem VAT).

W przeciwnym razie (w określonych przypadkach) po stronie nabywców mogą wystąpić negatywne konsekwencje w postaci braku możliwości zaliczenia określonych wydatków do kosztów podatkowych lub mogą oni zostać pociągnięci do odpowiedzialności solidarnej za zaległości VAT sprzedawcy.

Jeżeli klient biura dokonałby płatności przelewem, ale na rachunek spoza białej listy, to może się uchronić od wskazanych konsekwencji poprzez złożenie zawiadomienia na formularzu ZAW-NR lub poprzez realizację przelewu przy zastosowaniu mechanizmu podzielonej płatności. Do czasu odwołania stanu zagrożenia epidemicznego na złożenie ZAW-NR jest 14 dni liczone od dnia zlecenia przelewu.

Podstawa prawna:

Powołane interpretacje organów podatkowych:

interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 25 września 2017 r. (sygn. 0112-KDIL3-3.4011.119.2017.1.WS).

Adrian Błaszkiewicz, ekspert w zakresie VAT

Biura rachunkowe
AI (sztuczna inteligencja) już teraz automatyzuje branżę księgową. Jak?
01 paź 2024

Dynamiczny rozwój sztucznej inteligencji (AI) ma bardzo duży wpływ również na księgowość. Automatyzacja procesów finansowych staje się nieodzownym elementem zarówno w biurach księgowych, jak i w samych firmach będących ich klientami, niezależnie od wielkości. Dzięki AI możliwe stało się nie tylko zautomatyzowanie rutynowych zadań, ale również wsparcie księgowych w bardziej zaawansowanych analizach, redukcja błędów oraz optymalizacja kosztów operacyjnych.

Międzynarodowy Kongres Biur Rachunkowych 2024: Kluczowe Wydarzenie Branży Księgowej w Targach Kielce
03 wrz 2024

Już po raz piaty Targi Kielce będą gospodarzem Międzynarodowego Kongresu Biur Rachunkowych, jednego z najważniejszych spotkań dla branży księgowej w Polsce. Wydarzenie trwające od 26 do 27 września co roku przyciąga właścicieli biur rachunkowych, doradców podatkowych, księgowych i ekspertów, którzy mają okazję uczestniczyć w prelekcjach, panelach dyskusyjnych i warsztatach poświęconych najnowszym wyzwaniom branży.

Ochrona sygnalistów w biurze rachunkowym od 25 września 2024 r. Nowe procedury i obowiązki bez względu na liczbę pracowników?
24 wrz 2024

Ustawa o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024 r.(Dz.U. z 2024 r., poz. 928) zacznie obowiązywać już 25 września tego roku. Biura rachunkowe i inne podmioty, których dotyczy ustawa mają więc niewiele czasu na zapoznanie się z przepisami i wdrożenie wynikających z nich procedur. Co koniecznie trzeba wiedzieć?

Szybka ścieżka do tytułu CGMA. Studia MBA na Wydziale Zarządzania UŁ - jedyne w Polsce z akredytacją AICPA & CIMA
17 lip 2024

Studia MBA na Wydziale Zarządzania UŁ od lipca 2024 roku zyskują nową, prestiżową międzynarodową akredytację z zakresu biznesu, rachunkowości i finansów. Program studiów MBA jako pierwszy w Polsce został uznany za zgodny z wymaganiami AICPA & CIMA światowego lidera w dziedzinie rachunkowości publicznej i zarządczej. Są to pierwsze studia MBA w Polsce, które uzyskały tę akredytację. 

Zakładanie firmy. Kiedy warto skorzystać z pomocy księgowego?
24 cze 2024

Codziennie w Polsce powstaje około 1000 nowych firm, a wielu początkujących przedsiębiorców wybiera jako formę prawną jednoosobową działalność gospodarczą. Rejestracja takiej firmy wymaga przesłania wniosku elektronicznego do CEIDG, jednak już na tym etapie mogą pojawić się liczne wątpliwości, dotyczące na przykład wyboru odpowiedniego kodu PKD czy formy opodatkowania. Czasem trudno je rozstrzygnąć bez pomocy eksperta księgowego.

Międzynarodowy Kongres Biur Rachunkowych: Eksperci i Innowacje w Targach Kielce
20 cze 2024

Jedno z najważniejszych wydarzeń w branży księgowej i finansowej już 22 i 23 września w Targach Kielce! Kongres organizowany pod patronatem Stowarzyszenia Księgowych w Polsce gromadzi wybitnych ekspertów i liderów rynku, oferując niepowtarzalną okazję do wymiany doświadczeń, zdobywania wiedzy oraz nawiązywania cennych kontaktów biznesowych.

Bezpłatne webinarium: USTAWA AML a obowiązki biur rachunkowych
07 cze 2024

USTAWA AML a obowiązki biur rachunkowych. ZAPRASZAMY na BEZPŁATNE WEBINARIUM 13.06.2024; godzina: 11:00.

Comarch Apfino zautomatyzował procesy AML oszczędzając czas biurom rachunkowym
21 maja 2024

Biura rachunkowe muszą sprostać ważnym obowiązkom związanym z regulacjami ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (tzw. AML). Na infor.pl można znaleźć poświęconą temu sekcję edukacyjną z testem, który pomoże sprawdzić wiedzę. Partnerem akcji jest Apfino.pl proponująca rozwiązanie AML dla biur rachunkowych.

Prowadzisz lub pracujesz w biurze rachunkowym? Podziel się swoją opinią na temat raportowania AML
24 kwi 2024

Ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowania terroryzmu (w skrócie AML) nakłada na biura rachunkowe wiele obowiązków. Zapraszamy do udziału w sondzie i wypowiedzenie się na temat procedury AML z punktu widzenia pracownika lub właściciela biura rachunkowego.

Prowadzisz lub pracujesz w biurze rachunkowym? Sprawdź, ile wiesz o AML
22 kwi 2024

Pracujesz w biurze rachunkowym? Sprawdź swoją wiedzę na temat regulacji AML, czyli przepisów ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.

pokaż więcej
Proszę czekać...