Własna księgowa czy zewnętrzne biuro rachunkowe?

Koszty prowadzenia księgowości

Względy finansowe bardzo często stawiane są na pierwszym miejscu. Zatrudnienie doświadczonej księgowej na etat to dość kosztowny wydatek. Ponadto może się okazać, że pracy w obszarze finansowym nie wystarczy dla jednej osoby na pełnym etacie. Często taka sytuacja ma miejsce na przy rozpoczynaniu działalności gospodarczej lub w mniejszych przedsiębiorstwach.

Dodatkowo warto wziąć pod uwagę to, że na rynku trudno znaleźć specjalistę z kompetencjami zarówno księgowymi, jak i kadrowo-płacowymi. Należy też pomyśleć o zastępstwie dla tej osoby podczas urlopu bądź zwolnienia lekarskiego. Przy zatrudnianiu księgowego na etacie do kosztów wynagrodzenia dochodzą koszty dodatkowe, min. koszty związane z organizacją miejsca pracy, koszty związane ze szkoleniami i aktualizacją wiedzy oraz wdrożenia i utrzymania oprogramowania księgowego. Dlatego rozważając opcję własnego księgowego, warto wziąć pod uwagę wszystkie koszty.

Rozważając możliwość outsourcingu księgowego, trzeba przyjrzeć się ofertom kilku dostawców i oprócz ceny zwrócić uwagę na zakres oferowanych usług oraz kompetencje dostawcy. Czasami okazuje się, że rzeczywiste koszty mogą znacznie odbiegać od tych zaplanowanych na początku albo z powodu niekompetencji biura będziemy zmuszeni ponieść dodatkowe koszty i poświęcić czas, aby naprawić szkody wynikłe z takiej współpracy.

Księgowość on-line to alternatywa dla dwóch powyższych rozwiązań. Na początku często wydaje się najbardziej korzystna finansowo. Banki kuszą swoich klientów ofertą rachunków bankowych z możliwością prowadzenia księgowości on-line i skorzystania z usług księgowego. Nie mniej jednak warto szerzej przyjrzeć się ofercie i sprawdzić, jakie są koszty prowadzenia takiej obsługi oraz ile czasu i zaangażowania będzie potrzebne z naszej strony.

Przy podejmowaniu decyzji warto porównać zarówno kwestie honorarium, jak i to, co staje się dla nas coraz cenniejsze, czyli nasz czas i potrzebę poświęcenia go na sprawy księgowe oraz elastyczność współpracy. Najlepsi specjaliści często posiadają gotowe rozwiązania wspierające przedsiębiorców w zarządzaniu dokumentacją księgową, automatyzujące procesy płatności bądź przygotowujące budżety lub raporty zarządcze, które dzięki dobrej jakości informacjom pozwalają sprawniej zarządzać firmą.

Kompetencje i zaufanie

Przedsiębiorcy, decydując się na zatrudnienie własnego księgowego, hipotetycznie mogą osobiście zbadać kwalifikacje i kompetencje kandydata na księgowego firmy. To decyzja o pewnym stopniu ryzyka, ponieważ trudno jest zweryfikować kompetencje księgowego, nie będąc specjalistą w tym zakresie. Ryzyko pojawienia się ewentualnego błędu czy zaniedbania może skutkować poważnymi konsekwencjami prawno-podatkowymi, dlatego przed rozpoczęciem współpracy warto skorzystać z referencji i poleceń danego kandydata.

Współczesna księgowość to nie tylko rejestracja danych księgowych, to również kompetencje doradcze, jakich oczekujemy od naszego księgowego. Mnogość przepisów, ale też dostępność różnych rozwiązań, często wymagają dużego doświadczenia. Nie sposób, aby jedna osoba zdobyła takie doświadczenie. Prawdziwą wartość zapewnia zespół specjalistów, którzy mogą wesprzeć nas w rozwiązywaniu problemów. W dużych organizacjach usługi świadczą interdyscyplinarne zespoły, które oprócz trafnego zdiagnozowania potrzeb potrafią w umiejętny sposób pomóc w danej sytuacji. 

Dostawcy usług outsourcingowych często mają swoją historię pracy i klientów, którzy mogą wystawić odpowiednie referencje i potwierdzić tym samym poziom kompetencji danego biura. Warto również wziąć pod uwagę doświadczenie pracujących u danego dostawcy osób, u których przekrojowe doświadczenie w różnych sytuacjach buduje kompetencje i umiejętność rozwiązywania różnych problemów. Często warto zapytać danego dostawcy o usługi, takie jak doradztwo podatkowe czy prawne, aby powierzyć całość usług interdyscyplinarnemu zespołowi. 

Usługi księgowe on-line to dostęp do narzędzi księgowych ułatwiających prowadzenie księgowości firmy i rozliczanie podatków, bazujące na standardowych sytuacjach. Jednak aby obsłużyć księgowość w firmie, nie tylko kompetencje techniczne są ważne. Istotne są również interpretacja zawiłych przepisów i bogate doświadczenie, które pomoże prawidłowo rozpoznać sytuację, jak również w niecodziennych przypadkach pozwoli zastosować korzystne rozwiązanie.

Należy pamiętać, że bez pomocy osoby, która obsłuży księgowość, wszystkie obowiązki spoczywać będą na nas.

Poczucie bezpieczeństwa i odpowiedzialność za błędy księgowe

Wielu przedsiębiorców argumentuje zatrudnienie własnego księgowego potrzebą posiadania osoby znającej od podstaw sprawy finansowe firmy oraz dostępem do informacji finansowo-księgowych na miejscu i o każdej porze.

W przypadku oferty firm outsourcingowych warto poszukać takich, które oprócz dobrej opinii na rynku usług księgowych korzystają z nowoczesnych narzędzi, min. przekazywania faktur drogą elektroniczną i elektronicznego archiwum faktur, lub udostępniają informacje finansowe firmy i umożliwiają współpracę on-line, co w dobie pandemii pozwala zapewnić ciągłość współpracy oraz całodobowy dostęp do informacji.

Głównymi czynnikami, jakie warto wziąć pod uwagę przy wyborze firmy outsourcingowej, są: rzetelność firmy, posiadane przez nią ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej oraz jakość umowy o współpracy, w której dobrze zawrzeć min. klauzulę poufności.

Niestety w każdej branży zdarzają się nierzetelne firmy, które nie są w stanie zapewnić należytej staranności i pełnego bezpieczeństwa w zakresie świadczonych usług. Ufam jednak, że takie firmy weryfikuje rynek i w szybki sposób zostają one wykluczone z rzeczywistości gospodarczej.

W przypadku wyboru własnego księgowego, którego planujemy zatrudnić na etacie, kwestie jego odpowiedzialności regulują przepisy kodeksu pracy.

Własna księgowa czy zewnętrzne biuro rachunkowe? Na jakie rozwiązanie się zdecydować

Odpowiedź na to pytanie nie jest łatwa, a decyzja każdorazowo wymaga analizy dostępnych rozwiązań i przedstawionych przez usługodawców ofert. Warto na pewno zdecydować się na rozwiązanie, które zapewnia wysoki stopień bezpieczeństwa i zdejmuje z głowy obowiązek dbania o obszar księgowy firmy, abyśmy mogli zająć się prowadzeniem biznesu.

Aneta Bolka, księgowa, Associate Partner w gliwickim biurze Rödl & Partner