Nowoczesne biuro pozwala na dostarczanie dokumentów elektronicznie (bez konieczności osobistego ich przekazywania w wersji analogowej), prowadzi archiwum online, dba o bezpieczeństwo danych i umożliwia dostęp do informacji z każdego miejsca i o każdym czasie. Dlaczego warto zwrócić uwagę na to, czy biuro księgowe, z którym planujemy nawiązać współpracę, jest nowoczesne? Są przynajmniej 3 powody.
Na bieżąco w branży – nowości i przepisy
Polskie prawo podatkowe nie jest łaskawe dla przedsiębiorców. I nie chodzi tu tylko i wyłącznie o wysokość podatków. Warto mieć na uwadze zmiany, które powodują, że wiedza księgowego musi być stale aktualizowana, jeśli chce on sprawnie optymalizować kwestie dotyczące rozliczeń i podatków.
Jeśli biuro rachunkowe jest otwarte na nowości z zakresu nowych technologii, to można założyć, że również w zakresie wiedzy merytorycznej stale dba o to, by wiedza jego pracowników była bieżąca i dopasowana do potrzeb klientów. Nie można oczywiście założyć, że biuro rachunkowe, które nie korzysta z nowych rozwiązań, to merytorycznie również jest niedopasowane do zmieniających się warunków. Jednak wybierając biuro nowoczesne, przedsiębiorca ma większą pewność, że jest ono na bieżąco w zakresie aktualizacji i dostępu do wiedzy podatkowo-księgowej. Oba aspekty są elementami jego przewagi konkurencyjnej.
Stały dostęp do dokumentów
Czasy, kiedy trzeba było osobiście dostarczać dokumenty do biura księgowego i z kilkudniowym wyprzedzeniem prosić je o dostęp do określonych materiałów, na szczęście dawno już minęły. Coraz częściej księgowi oferują swoim klientom nowoczesne rozwiązania polegające na możliwości przesyłania elektronicznych wersji dokumentów. Biura księgowe, które korzystają z tradycyjnego dostępu do dokumentów papierowych i oczekują od klientów dostarczania ich osobiście lub kurierem, powoli stają się mniejszością w branży.
Oprogramowanie umożliwiające elektroniczną archiwizację dokumentów sprawia, że biuro rachunkowe nie potrzebuje dostępu do ich papierowej wersji. Wystarczą mu skany bądź zdjęcia faktury czy innego dokumentu księgowego. Elektroniczny obieg dokumentów i archiwizacja faktur to także inne korzyści: szybsze procesowanie dokumentów czy dostęp do nich z każdego miejsca i o każdej porze dla klienta biura – bez konieczności nawiązywania kontaktu bezpośredniego z księgowym (czyli np. zdalny dostęp do elektronicznego archiwum).
Dynamika działania i przepływ informacji
Elektroniczny obieg dokumentów w biurze rachunkowym sprawia, że może ono szybciej reagować na potrzeby klientów. Wynika to nie tylko dostępu do archiwum, ale także różnych statystyk, zestawień i raportów, do których klient może mieć stały dostęp. Co więcej, warto mieć na uwadze to, że biuro księgowe stosujące nowoczesne rozwiązania wspierające księgowość, jest też w stanie szybko i sprawnie przygotować klientowi dowolnego rodzaju raport czy zestawienie. Ułatwia to prowadzenie biznesu zarówno przedsiębiorcy, jak i księgowym oraz znacznie wspiera komunikację między klientem a biurem rachunkowym.
Coraz częściej biura, którym zależy na wysokiej jakości obsłudze klientów, korzystają także z rozwiązań, które dostarczają im coś więcej niż tylko klasyczne raporty czy informacje zwrotne o podatkach. Platformy online dla księgowych i klientów biur umożliwiają stały dostęp do informacji o podatkach, także historycznych. Dzięki temu firma znacznie łatwiej może planować swoje działania, bez konieczności wysyłania zapytań za każdym razem, jak tylko potrzebuje jakiejś informacji np. sprzed roku. A jeśli jeszcze klient może w takim programie wystawić swoje faktury sprzedażowe, to od razu w jednym miejscu ma kluczowe dla prowadzenia własnego biznesu funkcje.
Przedsiębiorco, szukając księgowego wybierz nowoczesne biuro rachunkowe, które nie tylko wyznacza trendy w branży, ale skutecznie przyczynia się do rozwoju swoich klientów.