Podmioty prowadzące działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych lub prowadzący księgi podatkowe znajdują się na liście jednostek obowiązanych do stosowania przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (tzw. ustawa o AML). Wiąże się to z szeregiem obowiązków, z których nie każde biuro zdaje sobie sprawę
- Obowiązki AML w biurze rachunkowym
- Warto sprawdzić, czy biuro przestrzega przepisów AML
- Nawet milion złotych kary
Wpisanie biur rachunkowych na listę jednostek obowiązanych do wypełniania obowiązków w ramach systemu AML nastąpiło niemal 15 lat temu - 22 października 2009 r. Ponadto od 31 lipca 2021 r., do katalogu jednostek obowiązanych do stosowania przepisów ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy zostali włączeni cyt. „przedsiębiorcy w rozumieniu ustawy - Prawo przedsiębiorców, których podstawową działalnością gospodarczą jest świadczenie usług polegających na sporządzaniu deklaracji, prowadzeniu ksiąg podatkowych, udzielaniu porad, opinii lub wyjaśnień z zakresu przepisów prawa podatkowego lub celnego”.
Zatem o ile początkowo można było przyjąć, że obowiązki w zakresie AML ciążą wyłącznie na biurach rachunkowych prowadzących pełną księgowość (księgi rachunkowe), o tyle obecnie nie ma wątpliwości, że każde biuro rachunkowe, także prowadzące wyłącznie księgi podatkowe, ma obowiązek stosowania przepisów AML.
Czy można jednak powiedzieć, że wśród biur rachunkowych powszechna jest świadomość z czym się to wiąże? Nie sądzę. Dlatego warto przypomnieć jakie obowiązki nakłada na biura rachunkowe (i inne jednostki obowiązane) ustawa AML. Przestawiamy je w tabeli.
Obowiązki AML w biurze rachunkowym
Ustawa o AML nakłada na biura rachunkowe obowiązek:
1. wyznaczenia osoby odpowiedzialnej za wykonanie przepisów ustawy o AML
2. sporządzania i aktualizacji tzw. ogólnej oceny ryzyka
3. przekazania oceny ryzyka oraz innych informacji mogących mieć wpływ na krajową ocenę ryzyka, na żądanie Generalnego Inspektora
4. stosowania tzw. środków bezpieczeństwa finansowego, których katalog jest bardzo szeroki. Jest to obowiązek identyfikacji klienta, pełnomocnika i tzw. beneficjenta rzeczywistego, weryfikacji ich tożsamości, ustalania struktury własności i kontroli funkcjonujących u klienta, bieżącego monitorowania i oceny stosunków gospodarczych klienta, w tym pozyskiwania informacji o ich celu i charakterze, analizy transakcji klienta w celu zapewnienia, czy transakcje podejmowane przez klienta są zgodne z wiedzą biura o kliencie, badanie źródła pochodzenia wartości majątkowych znajdujących się w dyspozycji klienta, zapewnienie bieżącej aktualizacji dokumentów i danych dotyczących klienta
5. stosowania wzmożonych środków bezpieczeństwa przykładowo w przypadkach stosunków gospodarczych lub transakcji związanych z państwem trzecim wysokiego ryzyka. W tym przypadku biuro ma obowiązek m.in. pozyskiwania dodatkowych informacji o kliencie, celu i charakterze nawiązywanych przez niego stosunków gospodarczych, źródle pochodzenia jego majątku, przyczynach i okolicznościach zamierzonych lub przeprowadzonych transakcji
6. stosowania dodatkowych procedur w przypadku klientów zajmujących eksponowane stanowiska polityczne, członków ich rodzin i najbliższych współpracowników obejmujący obowiązek zgromadzenia dodatkowych informacji o kliencie oraz źródłach pochodzenia jego majątku
7. gromadzenia danych o kliencie i jego stosunkach gospodarczych oraz majątku poprzez dokumentowanie zastosowanych wobec klienta procedur bezpieczeństwa (identyfikacji, weryfikacji danych, charakteru działalności klienta, majątku klienta i źródeł jego pochodzenia) oraz wyników bieżącej analizy przeprowadzanych transakcji; Gromadząc tego rodzaju dokumentację biuro rachunkowe de facto zabezpiecza się przed skutkami ewentualnej kontroli wykonania obowiązków w zakresie AML. Zgromadzona dokumentacja może być bowiem przedmiotem kontroli GIIF. Na żądanie GIIF powinna być ona przekazana do kontroli i oceny pod kątem zastosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa
8. przechowywania dokumentacji o kliencie zgromadzonej w związku z wykonaniem procedur zabezpieczających wymaganych przepisami o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
9. wprowadzenia wewnętrznej procedury przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowania terroryzmu
10. udziału w szkoleniach osób prowadzących biuro rachunkowe oraz zapewnienie udziału osób wykonujących obowiązki związane z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu w programach szkoleniowych, z tym zastrzeżeniem, że powinny to być szkolenia dostosowane do charakteru działalności biura rachunkowego
11. wdrożenia wewnętrznej procedury anonimowego zgłaszania naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu
12. zachowania w tajemnicy faktu przekazania lub udostępnienia Generalnemu Inspektorowi Informacji Finansowej informacji o klientach oraz innych dokumentów zgromadzonych przez biuro w związku z wykonywaniem obowiązków w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu
13. przekazywania zawiadomień o podejrzanych okolicznościach lub transakcjach, które mogą mieć związek z praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu
14. zachowania w tajemnicy informacji o planowanym wszczęciu oraz o prowadzeniu analiz dotyczących prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu
15. wykonania zaleceń pokontrolnych wydanych przez Generalnego Inspektora Informacji Finansowej
16. rozwiązania umowy z klientem albo niepodpisywania umowy z klientem do czego może dojść np. w przypadku gdy biuro rachunkowe nie mogło zastosować środków bezpieczeństwa wymaganych ustawą AML (np. klient odmówił podania wymaganych danych lub nie można ich było zweryfikować z odpowiednimi dokumentami).
Warto sprawdzić, czy biuro przestrzega przepisów AML
Biura rachunkowe są tylko jednym z wielu podmiotów systemu przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Nie pełnią one głównej roli w procesie przeciwdziałania tym zjawiskom, ponieważ de facto nie przeprowadzają samych transakcji a jedynie je ewidencjonują ale ich rola w systemie jest nie mniej ważna. Jako taka może podlegać kontroli GIIF, tak samo jak to ma miejsce w przypadku banków, czy kantorów wymiany walut.
Z tego względu zarówno małe jak i duże biura rachunkowe (ustawa AML nie czyni tu żadnego rozróżnienia) powinny odpowiedzieć sobie na pytanie, czy faktycznie przestrzegają wymogów nałożonych przepisami ustawy AML. Warto sprawdzić, czy w biurze faktycznie te obowiązki są wykonywane, ponieważ ich nieprzestrzeganie jest zagrożone karami administracyjnymi (maksymalnie do 1 mln euro).
Nawet milion złotych kary
Kary za naruszenie obowiązków w zakresie AML grożą również osobom odpowiedzialnym w firmie za wykonanie przepisów ustawy AML. Może to być: wyznaczony członek zarządu, kierownictwo wyższego szczebla lub też wyznaczony pracownik będący kierownikiem. W przypadku tych osób maksymalna wysokość kary wynosi 1 000 000 zł.
Choć wysokość kar jest w praktyce miarkowana, biuro powinno mieć świadomość, że takie kary występują i są wymierzane. Przykładowo, 15 lutego 2024 r. GIIF opublikował informację o karze nałożonej na prezesa firmy prowadzącej działalność kantorową w wysokości 4000 zł za:
1. Niewyznaczenie pracownika zajmującego kierownicze stanowisko odpowiedzialnego za zapewnienie zgodności działalności instytucji obowiązanej oraz jej pracowników i innych osób wykonujących czynności na rzecz tej instytucji obowiązanej z przepisami o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, wyznaczony pracownik jest również odpowiedzialny za przekazywanie w imieniu instytucji obowiązanej zawiadomień, o których mowa w art. 74 ust. 1, art. 86 ust. 1, art. 89 ust. 1 i art. 90 – art. 8 ustawy.
2. Niezapewnienie udziału osób wykonujących obowiązki związane z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu w programach szkoleniowych dotyczących realizacji tych obowiązków, uwzględniających zagadnienia związane z ochroną danych osobowych – art. 52 ustawy.