W ramach stosowania środków bezpieczeństwa finansowego wymaganych przepisami o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu biura rachunkowe mają obowiązek identyfikacji oraz weryfikacji danych klientów, osób upoważnionych do reprezentowania klientów oraz tzw. beneficjentów rzeczywistych. Wobec każdej grupy są stosowane odmienne wymogi identyfikacji i weryfikacji.
Identyfikacja klienta będącego osobą fizyczną
Aby dokonać identyfikacji klienta będącego osobą fizyczną należy ustalić następujące jego
• Imię i nazwisko
• obywatelstwo
• numer PESEL lub data urodzenia - w przypadku gdy nie nadano numeru PESEL oraz państwo urodzenia,
• seria i numer dokumentu stwierdzającego tożsamość osoby
• adres zamieszkania - w przypadku posiadania tej informacji przez instytucję obowiązaną,
• nazwa (firmy), numer identyfikacji podatkowej (NIP) oraz adres głównego miejsca wykonywania działalności gospodarczej - w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą.
Identyfikacja klienta będącego osobą prawną
Aby dokonać identyfikacji klienta będącego osobą prawną należy ustalić następujące dane:
• nazwa (firmy),
• forma organizacyjna (np. spółka jawna, spółka z o.o., fundacja itp.)
• adres siedziby lub adres prowadzenia działalności
• NIP, a w przypadku braku takiego numeru - państwo rejestracji, nazwa właściwego rejestru oraz numer i data rejestracji
• imię i nazwisko oraz numer PESEL osoby reprezentującej daną osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej.
Do identyfikacji osoby upoważnionej do działania w imieniu klienta wymagane jest ustalenie następujących danych pełnomocnika:
• imię i nazwisko,
• obywatelstwo
• Numer PESEL lub data urodzenia - w przypadku gdy nie nadano numeru PESEL, oraz państwo urodzenia,
• seria i numer dokumentu stwierdzającego tożsamość pełnomocnika
Dane te należy nie tylko ustalić ale też sprawdzić (zweryfikować), czy są zgodne z:
• dokumentem tożsamości klienta lub jego pełnomocnika,
• dokumentem zawierającym aktualne dane z wyciągu z właściwego rejestru lub innych dokumentów, danych lub informacji pochodzących z wiarygodnego i niezależnego źródła.
Identyfikacja beneficjenta rzeczywistego następuje wyłącznie poprzez ustalenie imienia i nazwiska takiej osoby. Nie ma konieczności ustalenia obywatelstwa takiej osoby. Jeżeli jednak biuro taką informację posiada to zachowuje tę informację jako informację dodatkową. Taki dodatkowy (nieobowiązkowy) charakter mają też takie dane beneficjenta rzeczywistego jak:
1. numer PESEL lub data urodzenia - w przypadku, gdy nie nadano numeru PESEL oraz państwa urodzenia,
2. seria i numeru dokumentu stwierdzającego tożsamość osoby,
3. adres zamieszkania.
Wszystkie wymienione dodatkowe informacje są gromadzone przez biuro tylko wówczas, gdy takie informacje znalazły się w posiadaniu biura. Biuro nie musi więc podejmować żadnych dodatkowych czynności aby te dane pozyskać.