Przepisy AML nakładają obowiązek wyznaczenia w biurze rachunkowym osoby odpowiedzialnej za przestrzeganie przepisów wynikających z ustawy. W przypadku osoby fizycznej prowadzącej jednoosobowo biuro rachunkowe nie ma takiej potrzeby, ponieważ w takiej sytuacji odpowiedzialna jest zawsze ta osoba.
Kto jest odpowiedzialny za przestrzeganie przepisów w biurze rachunkowym?
Przepisy ustawy o AML nakazują aby wskazywać jako osoby odpowiedzialne:
• kadrę kierowniczą wyższego szczebla,
• członka zarządu – tam gdzie działa zarząd lub inny organ zarządzający,
• pracownika zajmującego kierownicze stanowisko.
Wyznaczona kadra kierownicza wyższego szczebla jest odpowiedzialna za wykonywanie obowiązków określonych w ustawie AML. Zgodnie z ustawą AML do tej kategorii zaliczymy:
• członka zarządu,
• dyrektora lub
• pracownika instytucji obowiązanej posiadającego wiedzę z zakresu ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu związanego z działalnością instytucji obowiązanej oraz podejmującego decyzje mające wpływ na to ryzyko.
Tam gdzie działa zarząd lub inny organ zarządzający, wyznaczony członek zarządu odpowiada za wdrażanie obowiązków określonych w ustawie AML.
Zadania pracowników
Z kolei pracownik odpowiada za
• zapewnienie zgodności działalności biura rachunkowego z przepisami AML,
• zapewnienie zgodności działalności pracowników biura rachunkowego z przepisami AML,
• zapewnienie zgodności działalności innych osób wykonujących czynności na rzecz biura rachunkowego z przepisami AML (dotyczy to np. zleceniobiorców)
• za przekazywanie w imieniu biura rachunkowego zawiadomień o podejrzanych okolicznościach i transakcjach do GIIF lub prokuratora.
W przypadku biura rachunkowego prowadzonego w formie jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG) zarówno za wdrożenie jak i stosowanie AML w biurze odpowiada osoba prowadząca tę działalność.
Dodajmy, że osoby odpowiedzialne za przestrzeganie przepisów AML mogą być ukarane karami administracyjnymi. Może to być kara pieniężna lub zakaz pełnienia obowiązków na stanowisku kierowniczym, przez okres nie dłuższy niż rok.Rodzajem kary jest również publikacja informacji o nałożonej karze na stronie internetowej Ministerstwa Finansów.
Biura rachunkowe rzadko przyjmują formę organizacyjną wymagającą zarządzania przez zarząd, albo wymagającą struktur organizacyjnych zarządzanych przez dyrektorów. Z tego powodu w praktyce w większości biur rachunkowych osobą odpowiedzialną za AML będzie:
• osoba prowadząca biuro rachunkowe w formie JDG albo
• w biurach zatrudniających pracowników – wyznaczony pracownik posiadający wiedzę z zakresu ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu związanego z działalnością biura oraz podejmujący decyzje mające wpływ na to ryzyko.
W biurze w formie JDG osoba prowadząca tę działalność i zatrudniająca w tym celu pracowników powinna wypełnić obowiązek wskazania pracownika spełniającego takie wymogi. Będzie on pełnił funkcję „kadry kierowniczej wyższego szczebla”. Istotne jest aby była to osoba, która:
• „posiada wiedzę z zakresu ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu związanego z działalnością biura”. I z tym wiąże się kolejny obowiązek biura. Mianowicie jest to obowiązek zapewnienia udziału tej osoby w szkoleniach z zakresie stosowania AML w takiej działalności oraz
• „podejmuje decyzje mające wpływ na to ryzyko”, co oznacza że powinna to być osoba uprawniona do podejmowania samodzielnych decyzji w imieniu biura rachunkowego.
To prowadzi do wniosku, że nieskuteczne będzie wyznaczenie do tej roli pracownika, który nie wypełnia tych warunków. Organ kontrolujący może uznać, że w takim przypadku biuro rachunkowe nie wypełniło obowiązku wskazania pracownika odpowiedzialnego za AML z potencjalną konsekwencją w postaci nałożenia kary pieniężnej.
Warto też wskazać, że ustawodawca nałożył obowiązek wskazania „pracownika”, zatem nie można wypełnić tego obowiązku wskazując jako osobę odpowiedzialną np. zleceniobiorcy. Natomiast w biurach, w których pracują wyłącznie osoby zatrudnione na umowach cywilnoprawnych nie da się „wyznaczyć” osoby odpowiedzialnej i niejako przerzucić na nią obowiązku zapewnienia przestrzegania przepisów AML w biurze. W takiej sytuacji odpowiedzialność za AML będzie ciążyła wyłącznie na prowadzącym biuro.