Biuro rachunkowe nie tylko powinno utworzyć i wdrożyć dokument tzw. procedury wewnętrznej w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, ale też na bieżąco dokonywać weryfikacji i aktualizacji tego dokumentu. Za naruszenie tych obowiązków grożą kary administracyjne.
Obowiązki biura rachunkowego
Biuro rachunkowe ma obowiązek:
• wprowadzić wewnętrzną procedurę w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, zwaną dalej " procedurą wewnętrzną”
• dokonywać bieżącej weryfikacji wprowadzonej procedury wewnętrznej oraz
• aktualizować procedurę wewnętrzną – jeżeli jest to potrzebne.
Procedura wewnętrzna określa zasady postępowania stosowane w instytucji obowiązanej w związku z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Powinna ona obejmować w szczególności określenie:
1) czynności lub działań podejmowanych w celu ograniczenia ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu i właściwego zarządzania zidentyfikowanym ryzykiem prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu;
2) zasad rozpoznawania i oceny ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu związanego z danymi stosunkami gospodarczymi lub transakcją okazjonalną, w tym zasad weryfikacji i aktualizacji uprzednio dokonanej oceny ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu;
3) środków stosowanych w celu właściwego zarządzania rozpoznanym ryzykiem prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu związanym z danymi stosunkami gospodarczymi lub transakcją okazjonalną;
4) zasad stosowania środków bezpieczeństwa finansowego;
5) zasad przechowywania dokumentów oraz informacji;
6) zasad wykonywania obowiązków obejmujących przekazywanie Generalnemu Inspektorowi informacji o transakcjach oraz zawiadomieniach;
7) zasad upowszechniania wśród pracowników instytucji obowiązanej wiedzy z zakresu przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
8) zasad zgłaszania przez pracowników rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
9) zasad kontroli wewnętrznej lub nadzoru zgodności działalności instytucji obowiązanej z przepisami o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu oraz zasadami postępowania określonymi w wewnętrznej procedurze;
10) zasad odnotowywania rozbieżności między informacjami zgromadzonymi w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych a informacjami o beneficjentach rzeczywistych klienta ustalonymi w związku ze stosowaniem ustawy;
11) zasad dokumentowania utrudnień stwierdzonych w związku z weryfikacją tożsamości beneficjenta rzeczywistego oraz czynności podejmowanych w związku z identyfikacją jako beneficjenta rzeczywistego osoby fizycznej zajmującej wyższe stanowisko kierownicze.
Ocena ryzyka. Aktualizacja co dwa lata
Wewnętrzna procedura instytucji obowiązanej lub jej aktualizacja, przed wprowadzeniem do stosowania, podlega akceptacji przez kadrę kierowniczą wyższego szczebla.
Procedura wewnętrzna określa zatem cały proces, który ma służyć w biurze rachunkowym do wykrycia potencjalnego ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu. W przypadku jakichkolwiek zmian, które nastąpią w obszarach, które są regulowane procedurą, należy ją zmienić i dostosować do zmienionych okoliczności. Przykładowo, biuro rachunkowe ma obowiązek dostosowania stosowanej procedury do przyjętej w firmie ogólnej oceny ryzyka, która regularnie, nie rzadziej niż co dwa lata powinna być aktualizowana.
Wewnętrzna procedura powinna mieć charakter zindywidualizowany, ponieważ biuro tworzy ją z uwzględnieniem charakteru, rodzaju i rozmiaru prowadzonej działalności. Posługiwanie się w tym zakresie „ogólnym”, „standardowym” wzorem procedury może być przez GIIF uznane za naruszenie obowiązków wynikających z ustawy AML, za które grozi kara administracyjna.
Na stronie GIIF można znaleźć informację o sytuacji, w której karę administracyjną nałożono za:
niewprowadzenie wewnętrznej procedury w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu określającej, z uwzględnieniem charakteru, rodzaj i rozmiaru prowadzonej działalności, zasady postępowania stosowane w instytucji obowiązanej.
Przyjęta w biurze procedura nie może też pomijać niektórych elementów. Karane jest również pominięcie w procedurze pozycji wymaganych ustawą. Na stronie GIIF można znaleźć informację o sytuacji, w której karę administracyjną nałożono za:
Nieuwzględnienie w wewnętrznej procedurze instytucji obowiązanej w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, charakteru i rodzaju prowadzonej działalności kantorowej przy określaniu zasad postępowania stosowanych w instytucji obowiązanej poprzez zawarcie zapisów niezwiązanych z działalnością kantorową oraz nieokreśleniu w wewnętrznej procedurze instytucji obowiązanej zasad zgłaszania przez pracowników rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu.