​Błędy księgowości, które mogą kosztować Cię więcej, niż myślisz. Jak ich uniknąć​?

1. Nieterminowe rozliczenia – opóźnienia, które kosztują

Nieterminowe składanie deklaracji podatkowych oraz opłacanie należności do ZUS, urzędów skarbowych czy PFRON zaliczymy do najczęstszych i zarazem najbardziej kosztownych pomyłek, z jakimi zmagają się przedsiębiorcy. Często wynika to z przeoczenia, natłoku obowiązków, a czasem z braku wiedzy o zmianach w przepisach czy przesunięciach terminów. W praktyce jednak nawet jednodniowe opóźnienie może skutkować dotkliwymi konsekwencjami – od odsetek karnych, przez mandaty skarbowe, aż po wszczęcie egzekucji administracyjnej.

Przykład? Niedokonanie wpłaty zaliczki na podatek dochodowy w terminie może skutkować automatycznym naliczeniem odsetek przez urząd, a w przypadku powtarzalnych opóźnień – skierowaniem sprawy do działu egzekucji. Co więcej, nieprzekazanie raportów do ZUS w odpowiednim momencie blokuje czasem dostęp do świadczeń dla pracowników lub prowadzącego działalność. To może mieć realne konsekwencje zdrowotne i finansowe. Warto również pamiętać, że w przypadku większych zaległości fiskus ma prawo do zajęcia środków na rachunku bankowym firmy. To często paraliżuje działalność operacyjną przedsiębiorstwa.

2. Błędna klasyfikacja kosztów – nie wszystko można w nie zakwalifikować

Wielu przedsiębiorców – szczególnie na początku prowadzenia działalności – wychodzi z założenia, że niemal każdy wydatek można „wrzucić w koszty” i tym samym obniżyć podatek dochodowy. Niestety, to jeden z bardziej niebezpiecznych mitów, który często skutkuje poważnymi problemami podczas kontroli skarbowej. Niewłaściwa klasyfikacja kosztów, polegająca na zaliczaniu wydatków prywatnych do firmowych, może mieć nieprzyjemne efekty. Za takie należy bowiem uznać zakwestionowanie rozliczeń, konieczność składania korekt i zapłatę zaległego podatku z odsetkami.

Typowe błędy obejmują m.in. ujmowanie kosztów związanych z zakupem ubrań codziennego użytku, sprzętu używanego głównie w celach prywatnych, wyjazdów rodzinnych czy drobnych wydatków domowych, kiedy przedsiębiorca traktuje jako służbowe. Tymczasem nie powinno mieć to miejsca. Problem pojawia się również w sytuacjach „na granicy” – np. przy kupnie laptopa, który nie został odpowiednio udokumentowany jako firmowy, czy korzystaniu z prywatnego samochodu bez prawidłowo prowadzonej ewidencji przebiegu.

Dodatkowym zagrożeniem jest błędne przypisanie kosztów do niewłaściwego okresu rozliczeniowego lub kont księgowych – szczególnie w pełnej księgowości. Tego rodzaju pomyłki zaburzają obraz finansowy firmy i mogą wpływać na wynik podatkowy lub raporty składane do urzędów oraz banków.

3. Nieprawidłowe faktury – drobiazgi, które robią wielką różnicę

Faktura to podstawowy dokument księgowy i podatkowy. Wydaje się prosta w wystawieniu, a jednak właśnie tutaj przedsiębiorcy najczęściej popełniają błędy. Niekiedy są to pozornie drobne uchybienia, takie jak brak numeru NIP nabywcy, niewłaściwa data sprzedaży, nieprawidłowa stawka VAT czy błędne dane kontrahenta. Zdarza się również, że faktura zostaje wystawiona po terminie lub dotyczy transakcji, która nie miała miejsca. Choć z perspektywy właściciela firmy to tylko formalności, z punktu widzenia urzędów stanowi naruszenie przepisów.

Nieprawidłowo wystawione faktury skutkują często wieloma komplikacjami. Mogą uniemożliwić odliczenie VAT, zaburzyć chronologię księgową, a nawet zostać zakwestionowane w całości podczas kontroli. W skrajnych przypadkach, szczególnie gdy błędy powtarzają się lub dotyczą dużych kwot, przedsiębiorcy grozi posądzenie o próbę oszustwa podatkowego. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, gdy dokumenty nie pokrywają się z rzeczywistością gospodarczą lub są wystawione na podmiot, który formalnie nie istnieje.

W praktyce dużym problemem jest też nieprawidłowa ewidencja faktur. Przykład to ujęcie ich w niewłaściwym okresie rozliczeniowym lub zapomnienie o obowiązku dla tych zaliczkowych i końcowych. Tego typu błędy wpływają na rozliczenia podatkowe oraz wiarygodność finansową firmy, np. w oczach banków czy potencjalnych inwestorów.

4. Złe formy opodatkowania – decyzje, które ważą tysiące złotych

Jednym z najczęstszych i najbardziej kosztownych błędów popełnianych przez przedsiębiorców – zwłaszcza tych rozpoczynających działalność – jest wybór niewłaściwej formy opodatkowania. Decyzja ta, choć podejmowana często na samym początku istnienia firmy, ma wpływ na cały rok podatkowy, a nierzadko i dłużej. Zatem jest to błąd istotny w skutkach.

Niezależnie od tego, czy wybierzemy zasady ogólne, podatek liniowy, ryczałt od przychodów ewidencjonowanych czy kartę podatkową – każda z tych opcji wiąże się z określonymi konsekwencjami finansowymi, które powinny być dopasowane do profilu działalności, wysokości kosztów i planów rozwojowych przedsiębiorcy.

Wielu właścicieli biznesów podejmuje tę decyzję na podstawie informacji znalezionych w internecie, opinii znajomych lub błędnych założeń. W rzeczywistości jednak sytuacja każdej firmy pozostaje inna. Przedsiębiorca, który nie ma wysokich kosztów, ale generuje duży przychód, może skorzystać na ryczałcie. Jednak wyłącznie, gdy jego stawka nie jest zbyt wysoka. Z kolei ktoś, kto planuje inwestycje, zatrudnienie pracowników czy korzystanie z ulg podatkowych, może znacznie lepiej wypaść na zasadach ogólnych lub podatku liniowym.

W ostatnich latach zmienność przepisów – zwłaszcza w związku z wprowadzeniem i modyfikacjami Polskiego Ładu – sprawiła, że błędna decyzja w zakresie formy opodatkowania może prowadzić do strat sięgających nawet kilkunastu tysięcy złotych rocznie. Dodatkowo, po wybraniu danej opcji zmiana możliwa jest zazwyczaj dopiero w kolejnym roku podatkowym – co oznacza konieczność „przetrwania” w niekorzystnych warunkach przez wiele miesięcy.

5. Brak aktualizacji wiedzy – przepisy się zmieniają, a księgowość musi nadążać

Polski system podatkowy i rachunkowy należy do najbardziej dynamicznych w Europie – zmiany w przepisach potrafią pojawiać się z miesiąca na miesiąc, a czasem nawet z tygodnia na tydzień. Nowe rozporządzenia, interpretacje indywidualne, kwestie stawek VAT, wprowadzanie ulg podatkowych czy obowiązki związane z elektronicznymi systemami raportowania, jak np. Krajowy System e-Faktur (KSeF) – to tylko niektóre z wyzwań, z jakimi musi mierzyć się każda firma. Dla osoby, która nie zajmuje się księgowością na co dzień, nadążanie za tymi zmianami jest praktycznie niemożliwe.

Nieaktualna wiedza w zakresie przepisów księgowych może prowadzić do bardzo kosztownych błędów – od nieuprawnionego odliczenia podatku VAT, przez błędne rozliczenie ulgi podatkowej, po niedopełnienie nowego obowiązku sprawozdawczego. Co więcej, nieznajomość prawa – nawet jeśli nie wynika ze złej woli, nie zwalnia przedsiębiorcy z odpowiedzialności. Urząd skarbowy może nałożyć karę administracyjną lub wymusić korekty rozliczeń wstecz, a to oznacza dodatkową pracę, stres i potencjalne straty finansowe.

Szczególnie duże zamieszanie wprowadził tzw. Polski Ład i jego liczne nowelizacje. Przedsiębiorcy często czuli się zagubieni w gąszczu nowych zasad dotyczących składki zdrowotnej, limitów dochodów, odliczeń czy ulg prorozwojowych. Brak wiedzy lub błędna interpretacja tych zmian nierzadko prowadziły do niepotrzebnego przepłacania podatków lub utraty prawa do korzystnych rozwiązań.

6. Niewłaściwa dokumentacja kadrowo-płacowa – tyka jak bomba

Obowiązki pracodawcy w zakresie dokumentacji kadrowo-płacowej są znacznie bardziej rozbudowane, niż może się wydawać. Błędy w tym obszarze należą do najbardziej ryzykownych, ponieważ skutki potrafią ujawnić się dopiero po wielu miesiącach, a nawet latach – zazwyczaj przy okazji kontroli Państwowej Inspekcji Pracy (PIP), Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) lub w trakcie sporów z byłymi pracownikami. Co gorsza, nawet niezamierzone niedopatrzenie może zostać potraktowane jako naruszenie prawa, co doprowadzi do poważnych sankcji finansowych i prawnych.

Typowe błędy w tym zakresie to m.in. brak aktualnych umów o pracę lub zlecenie, nieprawidłowe zgłoszenie pracownika do ZUS (albo całkowity jego brak), niewłaściwe naliczanie wynagrodzeń i składek, brak ewidencji czy błędne wyliczenia urlopów i świadczeń chorobowych. Nierzadko też pracodawcy nie przestrzegają terminów wypłat, nie aktualizują danych osobowych pracowników lub nie prowadzą wymaganej dokumentacji zgodnej z RODO, co dodatkowo zwiększa ryzyko sankcji.

Warto podkreślić, że odpowiedzialność za błędy kadrowo-płacowe ponosi bezpośrednio przedsiębiorca – nie biuro rachunkowe. Dlatego tak ważne jest, by obsługa tego obszaru była prowadzona rzetelnie, terminowo i przez specjalistów, którzy na co dzień śledzą zmiany w przepisach prawa pracy, ubezpieczeń społecznych i podatkowych.

W Centrum Księgowym (https://centrumksiegowe.pl/) zdajemy sobie sprawę, że kwestie kadrowo-płacowe są często największym źródłem stresu dla przedsiębiorców – szczególnie tych, którzy zatrudniają zaledwie kilka osób i nie mają osobnego działu HR. Dlatego oferujemy kompleksową obsługę kadr i płac, obejmującą przygotowanie i aktualizację umów, prowadzenie akt osobowych, zgłaszanie i wyrejestrowywanie pracowników w ZUS, naliczanie wynagrodzeń, sporządzanie list płac i deklaracji czy przejęcie na siebie kontroli PIP. Wszystko zgodnie z aktualnymi przepisami i w pełnej zgodności z obowiązującymi standardami dokumentacyjnymi.

Dzięki temu Nasi Klienci mogą mieć pewność, że ich firma działa zgodnie z prawem, a dokumentacja kadrowa jest gotowa do wglądu nawet w przypadku niezapowiedzianej kontroli.

Błędy w księgowości nie zawsze są oczywiste – czasem ujawniają się dopiero po miesiącach. Lepiej im zapobiegać, niż je później naprawiać. Jeśli chcesz mieć pewność, że Twoja księgowość jest prowadzona rzetelnie, skorzystaj ze wsparcia ekspertów. Zapewni to spokój, ale i konkretne oszczędności.