Przed księgowymi wymagający sprint. Jeśli rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, to na przełomie miesięcy kumulują się dwa obowiązki: do 31 marca trzeba sporządzić i e-podpisać elektroniczne sprawozdanie finansowe (e-SF), a do 2 kwietnia wysłać do Urzędu Skarbowego CIT-8 z kwalifikowanym e-podpisem.
Wypełnienie e-SF może jednak pójść wygodnie i sprawnie. Zobacz, na co szczególnie uważać, aby poprawnie wywiązać się z obowiązku sprawozdawczego, i co może Ci pomóc.
Więcej niż rozliczenie z fiskusem
Sprawozdanie finansowe to dokument zawierający podstawowe informacje o działalności przedsiębiorstwa, który przydaje się nie tylko skarbówce.
– Sprawozdanie finansowe jest jak zdjęcie stanu finansowego firmy zrobione w konkretnym dniu. Dzień, w którym uwiecznimy ten stan finansowy firmy, nazywa się dniem bilansowym. Obraz z dnia bilansowego często bywa wykorzystywany do oceny kondycji przedsiębiorstwa przez np. inwestorów, wierzycieli, banki. W zależności od tego, kto sporządza sprawozdanie finansowe, w jego skład mogą wchodzić dodatkowe elementy, np. rachunek przepływów pieniężnych (cash flow) oraz zestawienie zmian w kapitale własnym – komentuje Monika Piątkowska, doradca podatkowy w e-pity.pl.
Na co zwrócić uwagę przy tworzeniu e-SF?
Po pierwsze sprawozdanie finansowe składane do KRS musi być przygotowane w bardzo konkretnej postaci elektronicznej, czyli zapisane w określonej strukturze i w formacie pliku – XSD (XML Schema Definition) oraz podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym.
Inny format niż ustandardyzowany plik XML JPK_SF (np. wysyłka maila z treścią sprawozdania) nie będzie akceptowalna i oznaczać będzie niedopełnienie obowiązku.
Ministerstwo Finansów sugeruje, że aby sprawdzić, czy plik XML jest sporządzony prawidłowo, można skorzystać z internetowej aplikacji do walidacji plików XML. Jeśli jednak księgowi korzystają z programu fillup, nie muszą osobno sprawdzać poprawności pliku.
– Na etapie przygotowania pliku XML JPK_SF do wysyłki program fillup weryfikuje poprawność wygenerowanego XML-a, czyli robi dokładnie to, co będzie sprawdzał system e-KRS. Klienci fillup mają więc pewność, że plik wygenerowany przez program na 100% zostanie zweryfikowany poprawnie na stronie e-KRS. Dodatkowo podczas wypełniania korekt sprawozdań za stare okresy rozliczeniowe, fillup poinformuje, na jakiej wersji struktury powinno być to sprawozdanie sporządzone i do takiej wersji pliku sprawozdania pokieruje użytkownika – wyjaśnia Artur Kaczmarek, dyrektor ds. komunikacji w e-file.
Po drugie pamiętajmy, że dokumenty finansowe, składane do KRS wraz ze sprawozdaniem finansowym, muszą być plikami PDF. Program fillup umożliwia załączanie dowolnych plików w formacie PDF, a dodatkowo sprawdza, czy dodaliśmy wszystkie wymagane załączniki do sprawozdania.
fill up
fot. materiały prasowe
Wyłap wszystkie pomyłki dzięki fillup
fillup niemal prowadzi użytkownika za rękę podczas generowania e-SF, podpisywania oraz wysyłki do systemu e-KRS lub do Szefa KAS. Interaktywny formularz wypełnia się niektórymi danymi automatycznie, a dodatkowo posiada czytelną instrukcję. Co ważne, aplikacja wyłapuje pomyłki i wskazuje błędy na etapie generowania pliku XML, od razu sugerując, jak je naprawić.
Jeśli w poprzednim roku korzystało się z fillup, to utworzenie e-SF będzie jeszcze łatwiejsze.
– W takim przypadku klient jednym kliknięciem może utworzyć nowe sprawozdanie za nowy okres rozliczeniowy z przeniesieniem kwot z poprzedniego roku obrotowego do nowego sprawozdania i uzupełnić tylko sprawozdanie o nowe dane dotyczące bieżącego roku obrotowego. Dodatkowo jest możliwy import kwot do załączników, m.in. bilans, RZiS z pliku Excel – dodaje Artur Kaczmarek, dyrektor ds. komunikacji w e-file.
Dobrze poznaj proces zanim wyślesz e-SF
Wgląd w całą ścieżkę sprawozdawczą – jeszcze przed ostateczną wysyłką dokumentu – może rozjaśnić wiele wątpliwości. W fillup przejdziesz testowo cały proces, bez konsekwencji. Po aktywowaniu formularza jako demo możliwe jest przygotowanie, podpisanie oraz wysłanie testowo e-SF do testowego serwera KAS.
Nawet, jeśli nie korzystasz z programu, to fillup zawsze daje księgowym merytoryczne wsparcie. Na stronie https://cit-8.pl/ znajdziesz wyczerpującą, aktualną bazę wiedzy na temat CIT-8 i e-sprawozdań finansowych, a także sekcję FAQ z najpowszechniejszymi pytaniami branżowymi.
fill up
fot. materiały prasowe
Podpis i wysyłka e-SF
Program fillup ułatwia i przyspiesza zebranie wszystkich wymaganych podpisów oraz umożliwia sporządzanie e-SF z wysyłką do e-KRS lub e-SF z wysyłką do KAS.
Elektroniczna wersja sprawozdania finansowego nie wyklucza jednak wygodnego prowadzenia papierowego archiwum. Sporządzone i e-podpisane sprawozdanie jest zapisane w programie fillup, ale w każdej chwili plik XML lub PDF z tego sprawozdania możesz zapisać na dysku swojego komputera, a następnie wydrukować.
fill up
fot. materiały prasowe
E-SF podpisane i co dalej?
– Sprawozdanie wysłane do KAS otrzymuje swoje UPO, które odbiera się automatycznie w programie fillup. Sprawozdanie, które ma być złożone w e-KRS, fillup generuje do pliku XML z kompletem e-podpisów. Następnie można ten plik pobrać i złożyć na stronie e-KRS. Sprawozdanie w XML do przekazania do e-KRS w programie fillup otrzymuje status „podpisane” – wyjaśnia Artur Kaczmarek, dyrektor ds. komunikacji w e-file.
Wysyłka do e-KRS odbywa się intuicyjnie. Po podpisaniu i przygotowaniu pliku XML JPK_SF i kliknięciu w przycisk „Przygotuj wysyłkę do e-KRS” w aplikacji fillup otwiera się strona, gdzie należy wybrać opcję „Otwórz ekrs.ms.gov.pl w nowym oknie”. Następnie należy zalogować się w systemie e-KRS. Postępując krok po kroku zgodnie z instrukcją, będzie można złożyć swoje podpisane sprawozdanie w systemie e-KRS Ministerstwa Sprawiedliwości. W razie wątpliwości możesz skorzystać z podpowiedzi na stronie Jak złożyć sprawozdanie finansowe na stronie eKRS.
fill up
fot. materiały prasowe
Sama weryfikacja wysłanego e-sprawozdania jest już dokonywana odpowiednio przez KAS lub e-KRS.