W Polsce funkcjonuje około 71,5 tys. biur rachunkowych, z których mniej więcej połowa jest aktywna, oferując swoje usługi 2 milionom przedsiębiorców. Wśród nich prawie 1,650 tys. rozlicza VAT. Postępująca cyfryzacja księgowości, w tym wprowadzenie obowiązku posiadania elektronicznej ewidencji VAT, czyli tzw. JPK_VAT i planowane przez rząd dalsze zwiększanie liczby rozwiązań cyfrowych, ma niewątpliwie wpływ na biura rachunkowe.
Przedsiębiorcy, zlecając prowadzenie rachunkowości wyspecjalizowanym w niej podmiotom, jakimi są biura rachunkowe, mogą istotnie zredukować swoje koszty. Przy czym powierzając komuś swoje rozliczenia, warto wiedzieć, czego powinniśmy od zewnętrznej księgowości wymagać i jaka jest odpowiedzialność naszego podwykonawcy za ewentualne błędy.
W dzisiejszych czasach, dzięki wysokiemu poziomowi informatyzacji, możliwe jest świadczenie usług księgowych bez względu na miejsce wykonywania działalności. Nie ważne jest, czy miejsce siedziby zarządu to Katowice, Kraków, Wrocław, Łódź czy Warszawa. Księgowość firmy wraz z jej controllingiem może być prowadzona w innej lokalizacji.
Mimo krążącego wciąż negatywnego stereotypu, dotyczącego zawodu księgowego, współczesny finansista przestaje już być widziany jako zasypana fakturami sztywna pani schematycznie wykonująca swoją monotonną pracę. Nowoczesny księgowy stał się obecnie dla przedsiębiorcy nie tylko pomocną dłonią w prowadzeniu rachunkowości, ale i partnerem w biznesie. Dlatego też, aby sprostać wymaganiom klientów, potrzebuje on czegoś więcej niż tylko kalkulatora.
Czym charakteryzuje się nowoczesne biuro księgowe? To nie tylko biuro zatrudniające specjalistów, którzy są na bieżąco z przepisami i nowelizacjami, ale też firma, której sposób funkcjonowania jest dla klienta przyjazny i ułatwia mu prowadzenie biznesu. Nowoczesne biuro księgowe pozwala na dostarczanie dokumentów elektronicznie (bez konieczności osobistego ich przekazywania w wersji analogowej), prowadzi archiwum online, dba o bezpieczeństwo danych i umożliwia dostęp do informacji z każdego miejsca i o każdym czasie. Dlaczego warto zwrócić uwagę na to, czy biuro rachunkowe, z którego usług chcemy skorzystać, jest nowoczesne? Istnieją ku temu przynajmniej 3 przesłanki.
Biura rachunkowe, których działalność sprowadza się wyłącznie do prowadzenia podatkowych ksiąg klientów, nie muszą wykonywać obowiązków wynikających z ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, m.in. posiadać pisemnych wewnętrznych procedur określających zasady wykonywania obowiązków wynikających z przepisów tej ustawy. Natomiast te biura, które dla części klientów prowadzą księgi rachunkowe, a dla innych – pkpir, obowiązki nałożone ustawą o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy wykonują tylko w zakresie umów z klientami, dla których prowadzą księgi rachunkowe. Tak wynika z definicji usługowego prowadzenia ksiąg zawartej w ustawie o rachunkowości.
W ramach własnej kancelarii świadczę usługi doradztwa podatkowego i usługi księgowe na rzecz klientów krajowych. Z niektórymi z nich mam podpisane umowy o stałą obsługę podatkowo-księgową, z miesięcznym okresem rozliczeniowym. Usługi obejmują w szczególności obliczanie, sporządzanie i wysyłanie deklaracji ZUS, obliczanie zaliczek na podatek dochodowy oraz obliczanie, sporządzanie i wysyłanie deklaracji VAT. Z pozostałych klientów część korzysta z moich usług sporadycznie (czyli co jakiś czas - w razie potrzeby), a reszta to klienci jednorazowi. Jak prawidłowo powinienem wykazywać w deklaracjach VAT sprzedaż moich usług świadczonych w opisany wyżej sposób?
Uruchamiam firmę, która będzie zajmowała się handlem. Jestem początkującym przedsiębiorcą i zupełnie nie znam się na prowadzeniu dokumentacji związanej z działalnością gospodarczą. Zamierzam więc prowadzenie rozliczeń podatkowych, sporządzanie deklaracji dla ZUS oraz wypełnianie innych obowiązków powierzyć biuru rachunkowemu. Chciałbym oczywiście, żeby dokumentacją mojej firmy zajmowało się solidne i odpowiedzialne biuro. W jaki sposób mogę się upewnić, że wybrałem rzeczywiście dobre, i jaką powinienem podpisać z nim umowę – pyta pan Bartłomiej.
